memahami prinsip adm. perkantoran

MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP
PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI
PERKANTORAN


I. PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Pengertian Admnistrasi
Kata Administrasi diserap dari bahasa Latin yaitu : Administrare, yang terdiri dari 2 kata yaitu ad, yang berarti Intensif dan ministrare yang berarti Pelayanan, bantuan atau dalam bahasa Inggris disebut to serve.
Jadi dari kata tersebut dapat diartikan bahwa Administrasi adalah Pelayanan secara Intensif atau sungguh-sungguh.

Dalam Bahasa Belanda Administrasi mengandung pengertian tata usaha atau pencatatan keterangan-keterangan secara tertulis agar kelak dapat dipergunakan.

Administrasidapat berarti pula badan atau lembaga, seperti badan pemerintahan yang melakukan kegiatan Negara atau lazim disebut administrasi Negara.

Administrasi yang berarti tata usaha dan juga badan sering dinamakan ADMINISTRASI dalam ARTI SEMPIT.

Sedangkan Administrasi dalam arti luas mempunyai pengertian Proses, fungsional dan kepranataan / institusional. Dengan menitik beratkan pada rangkaian perrbuatan penyelenggaraan karya dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

B. Pengertian Kantor.
Istilah Kantor berasal dari bahasa Belanda “ Kantoor” yang mengandung pengertian tempat atau ruang untuk melakukan pekerjaan tulis menulis. Atau Badan / Instansi atau gedung yang menjadi pusat kegiatan Ketatausahaan.

Dari Pengetian di atas maka Kantor dapat di artikan menjadi 2 macam yaitu :
a. Kantor Statis, yang merupakan gedung dan fasilitas perlengkapannya.
b. Kantor dinamis, yang merujuk pada proses pelaksanaan kegiatan di dalam gedung tersebut.

Kegiatan Kantor yang dinamis dirumuskan dengan kegiatan-kegiatan :
a. pembuatan warkat-warkat tertulis.
b. Pembuatan laporan-laporan
c. Penyajian data-data objektif dari hasil pengolahan fakta-fakta yang akurat
d. Penetapan tindakan-tindakan lebih lanjut dalam bentuk kebijaksanaan yang dirumuskan dalam keputusan.

Dapat disimpulkan bahwa kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf, personil dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.

C. Pengertian Perkantoran
Perkantoran berarti Keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan-pekerjaan kantor dan tugas tugas bantuan yang lain dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.

Dengan memperhatikan pengertian-pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa Administrasi Perkantoran adalah Proses pelayanan yang sungguh-sungguh dalam suatu tempat oleh para personil kantor dalam penyediaan warkat, laporan data dan fakta serta informasi yang akurat guna menunjang kelancaran pencapaian tujuan dari sebuah organisasi.









D. Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Beberapa ahli :
1). George F. Terry , Administrasi Perkantoran adalah Perencanaan, Pengawasan dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakanpekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu
2). J.C. Denyer, Administrasi Perkantoran adalah Pengarahan Pengawasan sebuah Kantor untuk mencapai tujuan- tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya.
3). Prof. Dr. Prajudi, merumuskan Administrasi Perkantoran merupakan kombinasi yang satu dengan yang lain berhubungan erat yaitu paduan dari corporate manajement ( office sebagai kesatuan yang terdiri dari gedung, tanah, personil dan equipment ) dan operation manajemen ( office work, pekerjaan kantor )
E. Tujuan Administrasi Perkantoran.
Secara terperinci tujuan Administrasi Perkantoran di antaranya adalah :
a. Mencapai hasil pekerjaan kantor secara efektif dan efisien
b. Agar proses pekerjaan kantor berjalan dengan lancar
c. Agar pengawasan pekerjaan kantor dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien
d. Terciptanya suasana kantor yang harmonis dan menyenangkan
e. Terciptanya rasa memiliki dan rasa tanggung jawab dari setiap pegawai kantor
f. Adanya penggunaan fasilitas kantor yang optimal dan efisien.

Sedangkan menurut G R. Terry yang disadur oleh Moekijat, tujuan Administrasi Perkantoran adalah :
a. Memberi semua keterangan yang lengkap dan yang diperlukan kepada siapa, bilamana, dan dimana itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien.
b. Memberikan catatan-catatan dan laporan-laporan yang cukup dengan biaya yang serendah-rendahnya.
c. Membantu perusahaan memelihara saingan
d. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu memberi pelayanan kepada para pelanggan.
e. Membuat catatan-catatan yang makin baik dengan biaya-biaya yang makin rendah.

F. Pendekatan Administrasi Perkantoran.
Paling tidak ada lima pendekatan yang perlu kita perhatikan yaitu :
a. Pendekatan secara Ilmiah.
Pendekatan ini ditandai dengan penggunaan ilmu pengetahuan dan metode keilmuan ( metode Ilmiah ). Sesuatu dikatakan sebagai ilmu apabila memeiliki cirri-ciri sebagai berikut :
1) Adanya obyek pengenal
2) Disususn secara sistematis
3) Menggunakan metode keilmuan
4) Bebas dari prasangka
5) Dapat dipelajari dan diajarkan
6) Dapat dibuktikan kebenarannya.

b. Pendekatan secara seni.
Pada pendekatan ini diperlukan suatu kemampuan, kemahiran, kecakapan dan ketrampilan dalam menerapkan prinsip-prinsip, metode serta teknik-teknik tertentu dengan menggunakan sumber daya dan dana secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan yang diinginkan.

c. Pendekatan secara sistematis.
Dengan pendekatan ini berusaha menjalankan system-sistem yang meliputi rencana, pengawasan, hubungan dan latihan-latihan yang diperlukan dalam menjalankan manajemen.

d. Pendekatan secara kebiasaan.
Selalu mengikuti prosedur dan metode yang telah dijalankan oleh para pendahulunya ( tidak ada inovasi/ pengembangan )

e. Pendekatan secara Peninjauan
Selalu berusaha meniru pada apa yang pernah dan telah dilaksanakan oleh tempat lain.







G. Kegiatan Administrasi Perkantoran :
a. Menentukan otomatisasi kantor yang dipergunakan
b. Memelihara pelayanan-pelayanan kantor dan fasilitas-fasilitas komunikasi yang cukup
c. Menentukan arah tindakan yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan kantor
d. Mengukur dan menilai jumlah dan mutu pekerjaan kantor
e. Memelihara organisasi kantor yang efektif
f. Mendorong Pegawai Kantor untuk bekerja sebaik-baiknya sesuai dengan kemampuan mereka..


II. PEKERJAAN-PEKERJAAN KANTOR
A. Pengertian Pekerjaan Kantor.
Istilah pekerjaan Kantor sama dengan pengertian tata usaha, atau dalam bahasa Inggris disebut dengan istilah clerical work atau office work, yaitu segenap rangkaian aktifitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha bersama.

Menurut G.R. Terry Pekerjaan Kantor adalah Penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control pimpinan.

Henrry Leffingwell dan Edwin Robinson mengatakan bahwa pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang pertama-tama berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat guna dipakai untuk keterangan dikemudian hari.

Dari pengetian-pengertian di atas maka dapat dikatakan bahwa pekerjaan kantor berhubungan dengan warkat-warkat dengan statistic, perhitungan, komunikasi dan kegiatan lainnya yang sifatnya memberi bantuan dan layanan kepada pihak-pihak yang memerlukan demi tercapainya tujuan bersama.

B. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
Secara umum aktifitas-aktifitas yang dilakukan di dalam kantor adalah sebagai berikut :
a. Penerimaan dan pengiriman warkat
b. Menerima dan mengirim berita lewat pesawat telepon, email, faximile
c. Penerimaan Tamu Kantor
d. Penyelenggaraaan Pertemuan
e. Pengetikan Penggandaan
f. Penyalinan
g. Penataan Warkat
h. Penyimpanan dokumen dalam jumlah banyak
i. Pemprosesan dokumen seperti dokumen keuangan, pergudangan dan pesanan
j. Penyimpanan Warkat
k. Penerimaan uang tunai
l. Pembayaran uang tunai
m. Penyelenggaraan Akuntansi, pembukuan dan
n. Pengawasan Aliran kerja.

Dari rincian pekerjaan kantor di atas , kemudian berkembang menjadi pengetahuan ketatausahaan yang bersifat khusus seperti Kearsipan, Surat Menyurat/ korespondensi, Stenografi, Mengetik ( Manual, Listrik dan elektronik serta menggunakan computer ) dan Keuangan.











Pada dasarnya ada 2 jenis pekerjaan kantor :
a. Pekerjaan Kantor yang bersifat ketatausahaan.
Yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis-menulis seperti :
1) Pengurusan surat masuk dan keluar
2) Penyimpanan surat
3) Pengetikan
4) Pengurusan kepegawaian
5) Pengurusan Keuangan
6) Pengurusan Perlengkapan
7) Penggandaan
8) Pembuatan Laporan.
b. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan.
Yaitu pekerjaan kantor yang tidak banyak berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Seperti :
1) Penerimaan Tamu
2) Pelayanan Telepon
3) Pelayanan Keamanan
4) Pelayanan Kebersihan.
Henrry Leffingwell dan Edwin Robinson mengatakan bahwa pekerjaan kantor meliputi :
a. Menerima, mengirim, mengangkut pesanan-pesanan .
b. Membuat rekening
c. Surat-menyurat, mendikte dan mengetik
d. Menyimpan warkat
e. Menyampaikan hutang dan menyampaikan perhitungan-perhitungan yang belum diselesaikan
f. Mengureus, membagi dan mengirimkan surat
g. Memperbanyak warkat dan memberikan kepada alamat
h. Menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh
i. Tugas-tugas khusus
j. Membuat warkat dan mencatat data-data yang diinginkan.
Sedangkan menurut Moekijat, pekerjaan perkantoran dikelompokkan menjadi 4 yaitu :
a. Kegiatan Pencatatan
b. Kegiatan klasifikasi
c. Kegiatan Komunikasi
d. Kegiatan Pengolahan.

C. Peranan Pekerjaan Kantor
a. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat.
b. Melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi, karena berfungsi sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

D. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor .
a. Bersifat memberi Pelayanan.

Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang-orang lain dalam pekerjaannya secara lebih efektif. Misalnya :
Tenaga penjualan terbantu dengan pekerjaan administrasi penjualannya.
Bagian permodalan terbantu dalam memelihara bukti tertulis mengenai kedudukan keuangan perusahaan
Bagian produksi terbantu untuk memperbaiki pelayanan dan menentukan biaya-biaya yang lebih rendah.




b. Bersifat Memudahkan atau Meringankan.

Memudahkan dalam usaha menambah output
Memudahkan dalam memberikan dorongan pegawai
Memudahkan dalam pembelian bahan
Memudahkan dalam membayar upah atau gaji
Memudahkan komunikasi dengan orang lain, baik internal maupun eksternal.

c. Bersifat merembet kesegenap bagian organisasi ( adanya pemencaran pekerjaan )

Semua bagian dalam organisasi atau perusahaan akan melakukan kegiatan kantor / ketatausahaan, mulai dari pucuk pimpinan sampai pada bagian yang terkecil akan melakukan pekerjaan –pekerjaan kantor.

d. Pekerjaan Kantor dilakukan oleh semua pihak

e. Umumnya pekerjaan kantor berisikan pekerjaan pengetikan dan perhitungan.

f. Secara tidak langsung mendatangkan keuntungan.

ADM PERKANTORAN

MENGUKUR OUTPUT KARYAWAN KANTOR

Pengukuran kerja (work measurement) digunakan untuk menentukan dalam pengaturan hari kerja diantara sudut pandang pekerja dan penyedia pekerjaan
Banyak metode digunakan untuk mengukur kinerja kerja. Beberapa aktivitas perkantoran diukur dengan menghitung banyaknya hasil pekerjaan yang diperoleh karyawan.

SIFAT-SIFAT PENGUKURAN KERJA
Dikarenakan banyaknya manajer administratif kantor yang lebih memperhatikan mengenai efisiensi dan produktivitas, menyebabkan pengukuran aktivitas kantor mendapat perhatian penting lebih dibandingkan masa lalu.

Sasaran Pengukuran Kerja
Pengukuran kerja bermanfaat khususnya dalam membandingkan seberapa besar output yang dihasilkan karyawan terhadap tingka produksi yang diharapkan.
Kegunaan pengukuran kerja lainnya ialah untuk membantu dalam perencanaan dan penjadwalan pekerjaan. Dengan menggunakan standar pekerjaan, memudahkan manajer administatif kantor untuk menentukan jam kerja yang efisien dalam menyelesaikan suatu tugas atau pekerjaan.
Sasaran lain dalam pengukuran kinerja ialah untuk membantu dalam menentukan metode dan proses pekerjaan yang efisien. Adapun cara untuk menentukannya ialah dengan menilai karyawan mana yang memiliki produktivitas tinggi dan produktivitas rendah, sehingga memudahkan dalam membandingkan karyawan berdasarkan tingkatan output sesuai standar yang diharapkan. Jika karyawan memiliki produksi yang rendah daripada harapan, maka pengukuran ini diharapkan dapat membantu perusahaan untuk mengetahui apa penyebab dari produktivitas karyawan yang rendah. Jika penyebabnya berpengaruh terhadap efisiensi karyawan, maka dibutuhkan suatu penyelidikan atas program pelatihan karyawan.




Karakteristik Pengukuran Aktivitas Kantor
Untuk memperoleh hasil yang akurat, maka tugas-tugas kantor harus dilakukan secara baik dan konsisten dari satu penilaian ke penilaian lainnya, karena perhitungan yang salah dapat merusak hasil pengukuran.
Aktivitas yang membutuhkan sejumlah pertimbangan dan pengambilan keputusan merupakan suatu hal yang tidak dapat diukur. Sebab waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan ini adalah bervariasi, dan hasil pengukurannya pun tidak cukup dipercaya dikembangkan sebagai standar yang akurat.

PROGRAM PENGUKURAN KERJA
Di bawah ini adalah tahap demi tahap dalam penerapan suatu program pengukuran kerja:
1. Buat perencanaan pendahuluan.
2. Menyewa karyawan.
3. Penerimaan keuntungan dari pendukungan program.
4. Kumpulkan data penting.
5. Meneliti data yang telah dikumpulkan dan mengembangkan standar.
6. Melatih supervisor dan para manajer.
7. Instruksi karyawan.
8. Follow up.

TEKNIK-TEKNIK PENGUKURAN KERJA
Beberapa teknik pengukuran kerja digunakan untuk mengembangkan standar kerja. Ketika memilih suatu teknik yang sesuai untuk digunakan, maka ukuran yang harus dipertimbangkan ialah sebagai berikut:
1. Penggunaan yang diharapkan dari standar
2. Derajat kesamaan yang dibutuhkan sebagai standar
3. Biaya yang diperlukan organisasi dalam mengembangkan standar
4. Sifat-sifat pekerjaan sebagai standar yang ditetapkan
5. Derajat untuk mengetahui individu yang bertanggung jawab dalam pemahaman program serta unsur-unsur yang digunakan dalam menentukan pengukuran kerja dan standar kerja.
Catatan Produksi
Seperti teknik pengukuran kerja, penggunaan catatan produksi terbilang sederhana dan cepat. Ini digunakan oleh para karyawan untuk mengukur jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Dalam mengakumulasi catatan produksi dari seluruh pekerja, penjumlahan dibuat berdasarkan total unit yang mereka produksi dan total jumlah waktu yang diperlukan untuk memproduksi unit-unit tersebut. Dengan membagi total unit yang diproduksi dengan total waktu yang diperlukan untuk memproduksi satu unit, kita dapat menentukan unit output standar. Di beberapa instansi, standar dapat diatur baik secara upward/menaik maupun downward/menurun sebagai alat pengukuran kerja dari para karyawan berdasarkan standar rata-rata.

Pengambilan Sampel dalam Kegiatan Kerja
Penggunaan dasar statistik, dalam teknik pengambilan sampling pekerjaan yang menggunakan pengamatan secara acak untuk menentukan banyaknya waktu yang dihabiskan oleh setiap elemen dalam setiap prosedur kantor. Jika sebuah prosedur diamati secara acak maka hasilnya pun dapat dipercaya sama seperti saat kita melakukan pengamatan secara teratur di setiap periode. Aspek yang paling penting dari teknik pengambilan sampel adalah keakuratan dalam proses pengidentifikasian dari tipe kegiatan yang dilakukan oleh karyawan saat pengamatan acak dilakukan.

Menentukan jumlah sampel yang cocok untuk sampel teknik kerja yang berhasil. Cocoknya jumlah tersebut tergantung sebagai berikut:
1. sebagian waktu aktifitas kecil dari total proses kerja
2. dibutuhkan toleransi
3. reliabilitas dari hasil toleransi

Keuntungan dan Kerugian Pengambilan Sampel dalam Kegiatan Kerja
Keuntungan:
1. hasilnya memiliki tingkat kebenaran (akurasi) tinggi,
2. tekniknya tidak membutuhkan jasa analis yang dilatih keras
3. tekniknya sesuai dengan biaya perbaikan
4. hasilnya dapat terkumpul lebih cepat
5. sampel pekerjaan sangat baik digunakan dalam jangka waktu pekerjaan yang lama


adapun beberapa kerugian dari teknik work sampling ini ialah:
1. beberapa karyawan memiliki kecenderungan untuk menunjukan perbedaan ketika mereka tahu bahwa mereka sedang diamati
2. prosedur yang menggunakan penomoran menit tidak cocok dengan work sampling
3. untuk menetapkan standar, rekaman produksi harus menentukan setiap unit output. Rekaman output tidak selalu siap untuk diakses
4. penggunaan dari penarikan work sampling cukup rumit sehingga analisis pelatihan dibutuhkan
5. berbagai macam elemen dari proses tersebut adalah sesuatu hal yang sulit untuk di mengerti oleh karyawan. Sehingga hasilnya karyawan tdak mendukung program tersebut sepenuhnya.

Time Study
Dikenal juga sebagai stopwatch study atau stopwatch time study. Time study menggunakan sebuah stopwatch dalam proses pengumpulan data, untuk memperbaharui keefektifan teknik ini semua hal yang hanya menghabiskan waktu harus dikurangi sebelum proses pekerjaan dianalisis.
Teknik time study meliputi tiga langkah:
1. memecahkan pekerjaan ke dalam elemen dasar
2. simpan dalam lembar time study jumlah konsumsi dari tiap elemen waktu belajar. Langkah ini diulang beberapa putaran dalam proses kerja
3. tentukan standar yang tepat dalam penggunaan waktu oleh setiap elemen dalam proses pekerjaan.

Micromotion Study
Tujuan dari micromotion study ialah untuk menampilkan data untuk menentukan standar, rekaman visual dianalisis untuk menentukan waktu yang diperlukan bagi setiap elemen dari proses kerja. Perhitungan waktu dapat dilakukan dengan dua cara:
1. Melipatgandakan jumlah
2. menggunakan stopwatch
jika elemen dari proses kerja adalah menit, maka diperlukan sebuah mikrometer. Predetermined Standard Time Data
Ketika dilakukan pendeterminasian waktu standar, analisis yang dilakukan ada beberapa tahap, yaitu:
1. proses pekerjaan dibagi menjadi beberapa elemen menit
2. setiap elemen dianalisis dalam kegiatan yang dilakukan
3. untuk membagikan standarnya, setiap kegiatan dalam proses pekerjaan dibagi dengan standar waktu yang telah ditetapkan. Tahap ini diulang oleh setiap elemen
4. standar untuk seluruh proses ditemukan dengan penambahan waktu standar setiap kegiatan masing-masing

LEVEL KINERJA
Karena sebagian besar teknik pengukuran kerja mencakup data secara berkala yang menunjukan proses kerja, maka teknik itu tidak mempertimbangkan perbedaan individual antara pekerja, efek dari kelelahan yang dialami, interupsi, coffee breaks, istirahat dan seterusnya.
Penggunaan analisis pelatihan untuk pengukuran level presetasi kerja sangat menguntungkan

STANDAR KERJA
Tujuan utama dari pengukuran kerja ialah untuk mengumpulkan data untuk digunakan dalam mengatur standar-standar pekerjaan ketatausahaan. Standar kerja seharusnya tidak ditetapkan pada tingkatan yang paling efisien, karyawan produktif dapat tercapai.

Keuntungan-keuntungan standar kerja
Pemakaian standar kerja memberikan beberapa manfaat, diantaranya:
1. Membantu meningkatkan efisiensi dengan yag mana karyawan dapat melaksanakan pekerjaan mereka
2. Mereka membantu menginformasikan karyawan dari tingkat produksi mereka yang diharapkan
3. Mereka membantu manager didalam membuat keputusan-keputusan personil
4. Karena karyawan menyadari prosedur-prosedur untuk melaksanakan pekerjaan mereka, lebih sedikit pengawasan diperlukan dan kendali lebih besar diatas proses pekerjaan yang tepat.
5. Mereka menyediakan dasar untuk system upah dorongan
6. Mereka membantu memperbaiki moral karyawan dengan membuat karyawan dengan membuat karyawan sadar akan apa yang diharapkan mereka.

SUMBER: Quible,Zane K.2001.Administrative Office Management.Prentice Hall:New Jersey