MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP
PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI
PERKANTORAN
I. PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Pengertian Admnistrasi
Kata Administrasi diserap dari bahasa Latin yaitu : Administrare, yang terdiri dari 2 kata yaitu ad, yang berarti Intensif dan ministrare yang berarti Pelayanan, bantuan atau dalam bahasa Inggris disebut to serve.
Jadi dari kata tersebut dapat diartikan bahwa Administrasi adalah Pelayanan secara Intensif atau sungguh-sungguh.
Dalam Bahasa Belanda Administrasi mengandung pengertian tata usaha atau pencatatan keterangan-keterangan secara tertulis agar kelak dapat dipergunakan.
Administrasidapat berarti pula badan atau lembaga, seperti badan pemerintahan yang melakukan kegiatan Negara atau lazim disebut administrasi Negara.
Administrasi yang berarti tata usaha dan juga badan sering dinamakan ADMINISTRASI dalam ARTI SEMPIT.
Sedangkan Administrasi dalam arti luas mempunyai pengertian Proses, fungsional dan kepranataan / institusional. Dengan menitik beratkan pada rangkaian perrbuatan penyelenggaraan karya dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
B. Pengertian Kantor.
Istilah Kantor berasal dari bahasa Belanda “ Kantoor” yang mengandung pengertian tempat atau ruang untuk melakukan pekerjaan tulis menulis. Atau Badan / Instansi atau gedung yang menjadi pusat kegiatan Ketatausahaan.
Dari Pengetian di atas maka Kantor dapat di artikan menjadi 2 macam yaitu :
a. Kantor Statis, yang merupakan gedung dan fasilitas perlengkapannya.
b. Kantor dinamis, yang merujuk pada proses pelaksanaan kegiatan di dalam gedung tersebut.
Kegiatan Kantor yang dinamis dirumuskan dengan kegiatan-kegiatan :
a. pembuatan warkat-warkat tertulis.
b. Pembuatan laporan-laporan
c. Penyajian data-data objektif dari hasil pengolahan fakta-fakta yang akurat
d. Penetapan tindakan-tindakan lebih lanjut dalam bentuk kebijaksanaan yang dirumuskan dalam keputusan.
Dapat disimpulkan bahwa kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf, personil dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
C. Pengertian Perkantoran
Perkantoran berarti Keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan-pekerjaan kantor dan tugas tugas bantuan yang lain dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Dengan memperhatikan pengertian-pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa Administrasi Perkantoran adalah Proses pelayanan yang sungguh-sungguh dalam suatu tempat oleh para personil kantor dalam penyediaan warkat, laporan data dan fakta serta informasi yang akurat guna menunjang kelancaran pencapaian tujuan dari sebuah organisasi.
D. Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Beberapa ahli :
1). George F. Terry , Administrasi Perkantoran adalah Perencanaan, Pengawasan dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakanpekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu
2). J.C. Denyer, Administrasi Perkantoran adalah Pengarahan Pengawasan sebuah Kantor untuk mencapai tujuan- tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya.
3). Prof. Dr. Prajudi, merumuskan Administrasi Perkantoran merupakan kombinasi yang satu dengan yang lain berhubungan erat yaitu paduan dari corporate manajement ( office sebagai kesatuan yang terdiri dari gedung, tanah, personil dan equipment ) dan operation manajemen ( office work, pekerjaan kantor )
E. Tujuan Administrasi Perkantoran.
Secara terperinci tujuan Administrasi Perkantoran di antaranya adalah :
a. Mencapai hasil pekerjaan kantor secara efektif dan efisien
b. Agar proses pekerjaan kantor berjalan dengan lancar
c. Agar pengawasan pekerjaan kantor dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien
d. Terciptanya suasana kantor yang harmonis dan menyenangkan
e. Terciptanya rasa memiliki dan rasa tanggung jawab dari setiap pegawai kantor
f. Adanya penggunaan fasilitas kantor yang optimal dan efisien.
Sedangkan menurut G R. Terry yang disadur oleh Moekijat, tujuan Administrasi Perkantoran adalah :
a. Memberi semua keterangan yang lengkap dan yang diperlukan kepada siapa, bilamana, dan dimana itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien.
b. Memberikan catatan-catatan dan laporan-laporan yang cukup dengan biaya yang serendah-rendahnya.
c. Membantu perusahaan memelihara saingan
d. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu memberi pelayanan kepada para pelanggan.
e. Membuat catatan-catatan yang makin baik dengan biaya-biaya yang makin rendah.
F. Pendekatan Administrasi Perkantoran.
Paling tidak ada lima pendekatan yang perlu kita perhatikan yaitu :
a. Pendekatan secara Ilmiah.
Pendekatan ini ditandai dengan penggunaan ilmu pengetahuan dan metode keilmuan ( metode Ilmiah ). Sesuatu dikatakan sebagai ilmu apabila memeiliki cirri-ciri sebagai berikut :
1) Adanya obyek pengenal
2) Disususn secara sistematis
3) Menggunakan metode keilmuan
4) Bebas dari prasangka
5) Dapat dipelajari dan diajarkan
6) Dapat dibuktikan kebenarannya.
b. Pendekatan secara seni.
Pada pendekatan ini diperlukan suatu kemampuan, kemahiran, kecakapan dan ketrampilan dalam menerapkan prinsip-prinsip, metode serta teknik-teknik tertentu dengan menggunakan sumber daya dan dana secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan yang diinginkan.
c. Pendekatan secara sistematis.
Dengan pendekatan ini berusaha menjalankan system-sistem yang meliputi rencana, pengawasan, hubungan dan latihan-latihan yang diperlukan dalam menjalankan manajemen.
d. Pendekatan secara kebiasaan.
Selalu mengikuti prosedur dan metode yang telah dijalankan oleh para pendahulunya ( tidak ada inovasi/ pengembangan )
e. Pendekatan secara Peninjauan
Selalu berusaha meniru pada apa yang pernah dan telah dilaksanakan oleh tempat lain.
G. Kegiatan Administrasi Perkantoran :
a. Menentukan otomatisasi kantor yang dipergunakan
b. Memelihara pelayanan-pelayanan kantor dan fasilitas-fasilitas komunikasi yang cukup
c. Menentukan arah tindakan yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan kantor
d. Mengukur dan menilai jumlah dan mutu pekerjaan kantor
e. Memelihara organisasi kantor yang efektif
f. Mendorong Pegawai Kantor untuk bekerja sebaik-baiknya sesuai dengan kemampuan mereka..
II. PEKERJAAN-PEKERJAAN KANTOR
A. Pengertian Pekerjaan Kantor.
Istilah pekerjaan Kantor sama dengan pengertian tata usaha, atau dalam bahasa Inggris disebut dengan istilah clerical work atau office work, yaitu segenap rangkaian aktifitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha bersama.
Menurut G.R. Terry Pekerjaan Kantor adalah Penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control pimpinan.
Henrry Leffingwell dan Edwin Robinson mengatakan bahwa pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang pertama-tama berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat guna dipakai untuk keterangan dikemudian hari.
Dari pengetian-pengertian di atas maka dapat dikatakan bahwa pekerjaan kantor berhubungan dengan warkat-warkat dengan statistic, perhitungan, komunikasi dan kegiatan lainnya yang sifatnya memberi bantuan dan layanan kepada pihak-pihak yang memerlukan demi tercapainya tujuan bersama.
B. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
Secara umum aktifitas-aktifitas yang dilakukan di dalam kantor adalah sebagai berikut :
a. Penerimaan dan pengiriman warkat
b. Menerima dan mengirim berita lewat pesawat telepon, email, faximile
c. Penerimaan Tamu Kantor
d. Penyelenggaraaan Pertemuan
e. Pengetikan Penggandaan
f. Penyalinan
g. Penataan Warkat
h. Penyimpanan dokumen dalam jumlah banyak
i. Pemprosesan dokumen seperti dokumen keuangan, pergudangan dan pesanan
j. Penyimpanan Warkat
k. Penerimaan uang tunai
l. Pembayaran uang tunai
m. Penyelenggaraan Akuntansi, pembukuan dan
n. Pengawasan Aliran kerja.
Dari rincian pekerjaan kantor di atas , kemudian berkembang menjadi pengetahuan ketatausahaan yang bersifat khusus seperti Kearsipan, Surat Menyurat/ korespondensi, Stenografi, Mengetik ( Manual, Listrik dan elektronik serta menggunakan computer ) dan Keuangan.
Pada dasarnya ada 2 jenis pekerjaan kantor :
a. Pekerjaan Kantor yang bersifat ketatausahaan.
Yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis-menulis seperti :
1) Pengurusan surat masuk dan keluar
2) Penyimpanan surat
3) Pengetikan
4) Pengurusan kepegawaian
5) Pengurusan Keuangan
6) Pengurusan Perlengkapan
7) Penggandaan
8) Pembuatan Laporan.
b. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan.
Yaitu pekerjaan kantor yang tidak banyak berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Seperti :
1) Penerimaan Tamu
2) Pelayanan Telepon
3) Pelayanan Keamanan
4) Pelayanan Kebersihan.
Henrry Leffingwell dan Edwin Robinson mengatakan bahwa pekerjaan kantor meliputi :
a. Menerima, mengirim, mengangkut pesanan-pesanan .
b. Membuat rekening
c. Surat-menyurat, mendikte dan mengetik
d. Menyimpan warkat
e. Menyampaikan hutang dan menyampaikan perhitungan-perhitungan yang belum diselesaikan
f. Mengureus, membagi dan mengirimkan surat
g. Memperbanyak warkat dan memberikan kepada alamat
h. Menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh
i. Tugas-tugas khusus
j. Membuat warkat dan mencatat data-data yang diinginkan.
Sedangkan menurut Moekijat, pekerjaan perkantoran dikelompokkan menjadi 4 yaitu :
a. Kegiatan Pencatatan
b. Kegiatan klasifikasi
c. Kegiatan Komunikasi
d. Kegiatan Pengolahan.
C. Peranan Pekerjaan Kantor
a. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat.
b. Melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi, karena berfungsi sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.
D. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor .
a. Bersifat memberi Pelayanan.
Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang-orang lain dalam pekerjaannya secara lebih efektif. Misalnya :
Tenaga penjualan terbantu dengan pekerjaan administrasi penjualannya.
Bagian permodalan terbantu dalam memelihara bukti tertulis mengenai kedudukan keuangan perusahaan
Bagian produksi terbantu untuk memperbaiki pelayanan dan menentukan biaya-biaya yang lebih rendah.
b. Bersifat Memudahkan atau Meringankan.
Memudahkan dalam usaha menambah output
Memudahkan dalam memberikan dorongan pegawai
Memudahkan dalam pembelian bahan
Memudahkan dalam membayar upah atau gaji
Memudahkan komunikasi dengan orang lain, baik internal maupun eksternal.
c. Bersifat merembet kesegenap bagian organisasi ( adanya pemencaran pekerjaan )
Semua bagian dalam organisasi atau perusahaan akan melakukan kegiatan kantor / ketatausahaan, mulai dari pucuk pimpinan sampai pada bagian yang terkecil akan melakukan pekerjaan –pekerjaan kantor.
d. Pekerjaan Kantor dilakukan oleh semua pihak
e. Umumnya pekerjaan kantor berisikan pekerjaan pengetikan dan perhitungan.
f. Secara tidak langsung mendatangkan keuntungan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar